Pengorganisasian pesan bisnis
meliputi pengorganisasian pesan dan memformulasikan pesan
A.
Mengorganisasikan
Pesan Bisnis
Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah
dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak
diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa
frustasi pada penerima.
Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis
a. Bagian
awal terlalu panjang
Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima
dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu
ringkas
b. Memasukkan
hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan
memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.
c. Informasi
penting terlupakan
Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian
terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.
d. Pengelompokan
dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Inti pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik akan
membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu
sama lain.
Hal-hal berikut yang menyebabkan baiknya suatu pesan bisnis:
a. Urutan
Waktu
Urutan waktu penting untuk menggambarkan perkembangan suatu
proyek dan dalam memberikan instruksi untuk mencapai inti dari tujuan pesan.
b. Urutan
Ruang (spatial)
Menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik untuk membantu
audiens dalam menjalankan instruksi dengan mudah dari komunikator.
c. Urutan
Logis
Urutan mempresentasikan ide atau analisis dari suatu
masalah, komunikator harus memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens.
Biasanya dilakukan dengan mengkaji ulang materi dan aspek-aspek yang
berhubungan dengan urutan logis seperti dalam komunikasi tertulis dan
komunikasi lisan yang dimulai dari pembukaan, isi, penutup atau kesimpulan.
Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu
1. Membantu
audiens memahami pesan
Dengan mengemukakan poin penting secara jelas, menyusun ide
secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam
pesan, audiens dengan mudah akan memahami tujuan pesan.
2. Membantu
audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan yang baik akan membantu audiens
menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat
waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisir dengan baik,
penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens Karena salah satu tujuan penggorganisasian
pesan yang baik adalah penyampaian organisasi yang relevan saja yang dapat
menghemat waktu. Selain itu audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pesan
yang disampaikan.
4. Mempermudah
pekerjaan komunikator
Faktor ini dapat mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan
baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan , dan
mengetahui cara menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan meningkat.
Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator semakin cepat dan efisien dalam
menyelesaikan perkerjaan.
Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik
1. Menetapkan
ide atau gagasan pokok
Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Semua
pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik.
2. Mengelompokkan
ide atau gagasan
Dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks, pembuatan
diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara
bagian-bagian pesan.
3. Memutuskan
pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, perlu
diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam menentukan urutan
penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:
a.
Pendekatan deduktif/langsung (direct approach)
Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok
ditempatkan dibagian awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini
digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima
pesan tersebut.
b.
Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach)
Pendekatan ini digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan
reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini
disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok.
Empat
Bentuk organisasi pesan bisnis:
1. Direct
Request
Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah
penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (Direct Request) yang dapat
berbentuk surat maupun memo.
2. Pesan-pesan
rutin, Good News, atau Good Will
Untuk menyampaikan pesan-pesan yang berisi berita baik( good
news) atau berisi good will lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena
reaksi audiens yang positif.
3. Pesan-pesan
bad news
Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens
pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu
pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus
menyampaikan berita yang kurang menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada
bagian pertengahan surat dan gunakanlah bahasa yang halus.
4. Pesan-pesan
persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa
pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak
langsung dapat digunakan. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan
melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
referensi :
