Suatu organisasi
terdiri dari sekumpulan orang-orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama. Organisasi dapat terdiri dari dua orang atau
bahkan dua miliar orang, dan bisa tersusun mulai dari kumpulan pengusaha
bisnis kecil, tentara, perusahaan, ataupun pemerintah. Suatu organisasi
lebih besar dari individu-individu atau kumpulan yang mendirikannya,
namun lebih kecil dari situasi masyarakat tempat ia berada dan
lingkungannya.
ARAH KOMUNIKASI
Dalam memahami organisasi dan pola komunikasi di dalamnya, satu konsep kritis adalah arahnya.
1. Vertical Communication (komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas. Horizontal Communication (komunikasi mendatar) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara individu dalam level yang sama dalam sebuah hirarki.
a. Downward Communication (komunikasi kebawah)
, terutama mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki kekuasaan kepada
yang lebih sedikit kekuasaannya; merupakan model umum komunikasi dalam
sebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang
disetujui atau tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar
prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman
umum, pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi.
Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email,
catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu;
atau mereka mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang
lain dalam hirarki. Selama proses pengiriman, pesan asli dapat di edit,
ditambah, dikurangi, dijelaskan, atau bahkan diubah.
Komunikasi kebawah
membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada seseorang yang
melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang kebijakan
dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat
motivasional pada karyawan. Komunikasi kebawah terjadi jika manajer atau penyelia mengirimkan pesan kepada satu orang bawahan atau lebih.
Komunikasi
kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan
bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para
atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar
minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi
bawahan atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan
suatu organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam
bisnis berasal daripuncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa
instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar
komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki unsur perhatian yang
besar terhadap bawahan, rangkasian sifat akan lebih bersifat mendukung.
Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi antara
pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan mendorong
rangkaian penuh komunikasi ke atas.
b. Upward Communication (komunikasi keatas) merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication
membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan
segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke
hari. Keterangan
ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu
organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar,
mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Bila tidak ada komitmen untuk
melakukan pendekatan-pendekatan seperti ini maka akan terjadi ”culture of silence” atau budaya diam dan atau ”culture of silos”
yang mungkin berlaku, yang akan membawa konsekuensi dampak yang serius
untuk organisasi- dengan tanpa peringatan awal untuk menanggulangi
bencana, ini mungkin akan membawa krisis yang besar. Dalam beberapa
situasi, tidak ada berita merupakan berita yang sangat buruk, dan berita
buruk adalah tiada berita; staff pada level bawah akan segan untuk
memberikan berita buruk, yang mungkin vital bagi kehidupan organisasi,
bila tidak didengar, lebih parahnya dapat memancing kritik- sebuah
budaya ”shoot the messenger” .
Upward communication
dapat pula menjadi sumber subur ide-ide baru dan penyelesaian masalah
yang kreatif, terutama karena orang-orang di bagian bawah hirarki dekat
dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih waspada kepada solusi
praktis daripada orang-orang yang berada di puncak hirarki. Komunikasi keatas membawa
informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi. Informasi itu
mungkin concern pada aktivitas lingkungan luar atau internal pada
tingkat bawah organisasi.
Para
pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan
yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk
menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk
pengembangan. Komunikasi
keatas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke manajer atau atasan.
Para pegawai harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian
tugas-tugas; jika ada, tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi
mereka; saran-saran bagi peningkatan produk atau peningkatan prosedur;
dan yang terpenting adalah perasaan mereka mengenai bagaiaman asegala
sesuatu berjalan. Komunikasi keatas merupaakan hal yang penting- para
manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka
apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut
diterima setelah masalah-masalah apa yang dikembangkan.
2. Lateral atau horizontal communication mengambil
tempat satu level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim,
diantara kepala departemen dan diantara pengkoordiansi dan peranan
penghubung. Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan
terkirim secara horizontal daripada upward maupun downward.
Horizontal communication
yang bagus sering menghalangi persaingan, perilaku teritorial, dan
spesialisasi fungsi pekerjaan yang berlebihan, yang dapat semakin
mempertegas batas in group/out group, penggunaan jargon ataupun
meniadakan kode-kode dan keseganan untuk membagi informasi.
Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota
tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja
mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi
lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara
hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada
tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan
pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal
yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mengkoordinasikan proyek
menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan informasi, memecahkan
konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya hubungan-hubungan
bisnis. Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena kecemburuan,
hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu
banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara
tepat. Sebagi contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa
mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis „rembesan“ bonus,
informasi, posisi baru, dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi
jumlah informasi yang dibagikan . oleh karena itu manajer yang
berwawasan luas akan menciptakan suatu lingkungan yang lebih menghargai
suatu bentuk kerjasama daripada persaingan jadi. Mereka berupaaya
meningkatkan lingkungan komunikasi seluruh organisasi. Pengenalan dan
penghargaan terhadap suatu kelompok-suatu tim- pegawai adalah satu cara
untuk mendorong rasa jiwa kerja sama.
3. Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain. Komunikasi
ini merupakan komunikasi yang memotong jalur vertikal dan horizontal.
Sebagai contoh, anggota staf junior dapat langsung pergi ke atasannya
,dan telepon, email atau mengunjungi tekhnikal senior di area lain untuk
mendapatkan informasi. Beberapa penelitian mengatakan bahwa dalam
organisasi yang memiliki low performing, komunikasi diagonal
digunakan oleh staf untuk mencari informasi dalam permintaan pantas
keberadaan prosedur kerja, ketika dalam orgainisasi high performing
, komunikasi diagonal digunakan staf unutk menyelesaikan masalah kerja
yang sulit dan kompleks. Ketika komunikasi diagonal menjadi tanda
fleksibilitas- sebagai contoh, dalam organisasi organik- ini jelas sekai
dapat menyebabkan masalah bahkan lebih ekstrimnya lagi menyebabkan
kerusuhan(chaos).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar